Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Diskussionen und Themen über die Selektionen und Listen

Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 11:40

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Hallo,

zu Jahresbeginn sind die Ehrungen der Jubilare vorzubereiten. Hierfür sind Listen zu fertigen,
die Einladungen werden an die Jubilare verschickt und die Urkunden werden gedruckt.

Mitglieder, die im Jahr 2018 aufgrund ihrer langjährigen Mitgliedschaft ein Jubiläum haben,
werden dann bei der Jahreshauptversammlung im Jahr 2019 geehrt.
Ich habe die einzelnen Punkte zu diesem Thema in einer Kurzanleitung zusammengefasst,
die ich euch gerne vorstellen möchte.

Die Kurzanleitung beschreibt die Erstellung
a) der Selektionen,
b) der Listen und
c) der Serienbriefe für die Einladungen und Urkunden.

Die Serienbriefe können entweder in pro-WINNER oder in einer externen Textverarbeitung,
z.B. Microsoft Word, erstellt werden.

Grüße
Helmut
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Re: Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 11:51

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Kurzanleitung Teil 1:

A) Die Einladung wird mit Serienbrief in pro-WINNER erstellt.

1. Selektion erstellen

1.1. Selektion Mitgliedschaft ab Alter
In Systemsteuerung / Extras wird im Feld "Mitgliedschaft ab" eingetragen,
ab welchem Alter die Mitgliedschaft für eine Ehrung berechnet werden soll.
Erfolgt hier kein Eintrag, werden alle Mitglieder für die Selektion berücksichtigt.

1.2 Komplexe Selektion erstellen
Zunächst wird eine Selektion "Ehrungen Jubiläum" erstellt.
Im linken Fenster "Listen und Selektionen" / "Selektionen" / "Neuer Eintrag" aufrufen.
In der "Maske: 152 Neue Selektion" wird folgendes eingetragen:

Bereich Allgemein:
Name: Ehrungen Jubiläum
Filter: Komplexe Selektion verwenden
Info Text: Mitglieder, die aufgrund der Dauer ihrer Mitgliedschaft geehrt werden.
Sortierfeld 1: Nachname
Sortierfeld 2: Vorname

Bereich Komplexe Selektion:
Ebene: "#1" [UND]
Mitglied lebend J/N IST GENAU 1
Abteilungs-Nr IST GENAU 0
Ebene: "#2"
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 25 [ODER]
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 40 [ODER]
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 50 [ODER]
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 60 [ODER]
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 70 [ODER]
Mitgliedschaft in Jahren IST GENAU 80

Ergebnis: Alle Mitglieder werden geehrt, die bereits 25, 40, 50, 60, 70 oder 80 Jahre Mitglied im Verein sind.

1.3 Nicht zugewiesene Selektion erstellen
Für den Serienbrief in pro-Winner wird eine nicht zugewiesene Selektion benötigt.
Hierzu wird im Fenster "Listen und Selektionen"/ "Selektionen" die unter Ziff. 1.2
beschriebene Selektion "Ehrungen Jubiläum" aus dem Ordner "Selektionen"kopiert
und in den Ordner "nicht zugewiesen" eingefügt.

Grüße
Helmut
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Re: Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 11:58

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Kurzanleitung Teil 2:

2. Liste erstellen - für den Druck

Im nächsten Schritt wird die Liste „Ehrungen Jubiläum 2018“ erstellt. Diese dient dem Vorstand
als Tischvorlage bei der Jahreshauptversammlung.
Im linken Programmfenster wird "Listen und Selektionen" / "Listen" / "Neuer Eintrag" aufgerufen.
In der "Maske: 137 Neue Liste" wird folgendes eingetragen:

Bereich Layout:
Überschrift: Ehrungen Jubiläum 2018
Linker / Oberer Rand: 2,00 cm / 2,00 cm
Selektion: Ehrungen Jubiläum
Die weiteren Felder nach Bedarf eintragen
Nummerierung: Ja
Trennlinie: Ja
Druck der Selektionskriterien: Ja
Sortierfeld 1: Mitgliedschaft in Jahren
Sortierfeld 2: Nachname
Notizen: Liste der Ehrungen für Jubilare aufgrund langjähriger Mitgliedschaft.
Stichtag ist der 31.12. des Jubiläumsjahres.

Bereich Spalten mit Feldnamen:
Spalte 1: Nachname, Vorname, Strasse, PLZ Ort
Spalte 2: Mitgliedschaft in Jahren, Eintritt Hauptverein (ganzes Datum)
Spalte 3: Alter, Geburtstag
Spalte 3: Telefon privat, Telefon geschäftlich, Handy
Spalte 4: E-Mail

Liste speichern. Mit Mausklick auf "Drucken" wird die Liste erstellt. Hierbei wird
automatisch noch der Stichtag abgefragt, hier wird das gewünschte Datum
31.12.2018 eingetragen.
Als Drucker empfehle ich die Wahl eines installierten PDF-Druckers. Die fertige
Liste wird in der Druckvorschau geöffnet, das Ergebnis wird stichpunktartig geprüft.
Mit Mausklick auf das Druckersymbol wird im nächsten Fenster der installierte
PDF-Drucker ausgewählt und die Liste als PDF-Datei auf der lokalen Festplatte gespeichert.
Die PDF-Datei kann sodann gedruckt oder per E-Mail an den Vorstand verschickt werden
und dient z.B. bei der Jahreshauptversammlung dem Vorstand als Tischvorlage.

Grüße
Helmut
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Re: Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 12:10

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Kurzanleitung Teil 3:

3. Serienbrief erstellen

Im Adress-/Mitgliederstamm wird mit 'Mausklick rechts' in eine Zeile der Mitgliederliste
das Kontextmenü geöffnet und dort über Selektionen - nicht zugewiesen - die betreffende
Selektion "Ehrungen Jubiläum" ausgewählt. Im nächsten Fenster kann optional der Stichtag
geändert werden. Sodann werden die selektierten Datensätze angezeigt.
Nochmals wird mit 'Mausklick rechts' auf die nun selektierten Mitglieder das Kontextmenü
geöffnet. Sodann wird die Option "Serienbrief schreiben …" / "Alle" / "Abteilung wählen"/ "Hauptverein"
ausgewählt. (Anmerkung: "Alle" bedeutet hier "alle selektierten Datensätze"). Dann wird im nun
geöffneten Fenster "Vorlagen" die Textvorlage "Ehrung Jubiläum Einladung" gewählt und der
Serienbrief wird erstellt.
Nach Mausklick auf Drucken können im nun geöffneten Fenster die bereits markierten Empfänger
stichpunktartig geprüft werde. Dann erfolgt Mausklick auf die Option "… für alle markierten Zeilen drucken"
und das Dokument wird jeweils für jedes selektierte Mitglied erstellt und kann entweder im PDF-Format
auf die lokale Festplatte gespeichert oder für den Postversand gedruckt werden.

Urkunden drucken
Auf die gleiche Art und Weise werden mit einer weiteren Textvorlage die Urkunden erstellt,
im PDF-Format gespeichert und auf marmoriertem Papier bzw. Urkundenpapier gedruckt.

Grüße
Helmut
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Re: Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 12:52

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Kurzanleitung Teil 4:

B) Die Einladung wird mit Serienbrief in einer externen Textverarbeitung erstellt.

4. Liste erstellen für Serienbrief

Hier beschreibe ich 2 Alternativen der Listenerstellung als Datenquelle für den Serienbrief.

4.1 Liste Alternative 1
Im Adress-/Mitgliederstamm wird mit 'Mausklick rechts' in eine Zeile der Mitgliederliste
das Kontextmenü geöffnet und dort über Selektionen - nicht zugewiesen - die betreffende
Selektion "Ehrungen Jubiläum" ausgewählt. Im nächsten Fenster wird der gewünschte Stichtag
31.12.2018 eingetragen. Sodann werden die selektierten Datensätze angezeigt.
Nochmals wird mit 'Mausklick rechts' auf die nun selektierten Mitglieder das Kontextmenü
geöffnet und die Option "Nach Excel exportieren …" / "Alle" ausgewählt (Anmerkung:
"Alle" bedeutet hier "alle selektierten Datensätze"). Die Liste wird sodann im CSV-Format
erstellt (Dateiname "Ehrungen Jubiläum 2018 Brief.csv").

4.2 Liste Alternative 2
In der unter Ziff. 4.1 beschriebenen Liste fehlt das Datenfeld Briefanrede.
Ich möchte jedoch eine Liste mit Briefanrede. Hierfür wird eine neue Liste
(Maske 137) erstellt, Überschrift: "Ehrungen Jubiläum 2018 - Brief" und
mit Stichtag 31.12.2018 im PDF-Format gespeichert.

Die Liste habe ich mit folgende Spalten und Feldnamen aufgebaut:
Spalte 1: Nachname, Vorname, Strasse, PLZ Ort
Spalte 2: Mitgliedschaft in Jahren, Eintritt Hauptverein (ganzes Datum)
Spalte 3: Alter, Geburtstag
Spalte 3: Telefon privat, Telefon geschäftlich, Handy
Spalte 4: Briefanrede

Inhalt prüfen. Die Liste wird sodann mit Mausklick auf "Exportieren" / "Als Listendruck exportieren"
im CSV-Format (Dateiname: „Ehrungen Jubiläum 2018 Brief.csv“) erstellt. Ich speichere die Datei
zusätzlich im Excel-Format (Dateiname: "Ehrungen Jubiläum 2018 Brief.xlsx"). Die Liste dient als
Datenquelle für den Serienbrief mit einer externen Textverarbeitung, z.B. Microsoft Word.
Der Button "Exportieren" ist übrigens mit einer 2. Option "Als Steuerdatei für Serienbriefe exportieren"
hinterlegt. Damit wird ebenfalls eine CSV-Datei mit gleichem Inhalt erstellt.

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Re: Liste - für Ehrungen der Jubilare und Serienbrief

Beitragvon KGN-Helmut » 21. Januar 2019, 12:59

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Kurzanleitung Teil 5:

5. Serienbrief erstellen

Die Einladungen werden nun in einer externen Textverarbeitung mit der Serienbrieffunktion,
z.B. in Microsoft Word, erstellt. Grundlage ist die o.a. Liste "Ehrungen Jubiläum 2018 Brief.xlsx".
Die erstellten Einladungen können entweder im PDF-Format auf die lokale Festplatte gespeichert
oder für den Postversand gedruckt werden.

Urkunden drucken
Die Urkunden werden ebenfalls mit der Serienbrieffunktion in Microsoft Word erstellt.
Grundlage ist die o.a. Liste "Ehrungen Jubiläum 2018 Brief.xlsx".
Die Dateien werden jeweils im PDF-Format auf die lokale Festpaltte gespeichert und
auf marmoriertem Papier / Urkundenpapier gedruckt.

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